Conditions générales d’utilisation des services de Mathrice

jeudi 26 mars 2020, par Sandrine Layrisse

  Conditions d’utilisation

- L’utilisation des services de la PLM est réservée aux membres de la communauté mathématique française, telle qu’elle est entendue par l’INSMI, dans le cadre de leur activité professionnelle.
- Chaque personne ayant un compte PLM peut inviter des collaborateurs extérieurs par un mécanisme d’invitation. Ces invitations doivent rester dans le contexte professionnel cité ci-dessus.
- Les personnes possédant un compte invité se doivent de l’utiliser dans le contexte professionnel cité ci-dessus.
- Les données stockées sur les serveurs de la PLM doivent l’être dans le contexte professionnel cité ci-dessus (la présence de données personnelles résiduelles est tolérée).
- Chaque utilisateur s’engage à ne pas stocker de données sensibles (dont la diffusion peut avoir un impact sur l’image de l’établissement, de l’unité ou de ses agents, sur la sécurité des agents, des partenaires, sur le bon fonctionnement des institutions, sur la protection du potentiel scientifique et technique, sur le respect des personnes) sans avoir mis en oeuvre des mécanismes de protection des dites données (comme par exemple des conteneurs chiffrés).
- L’obtention d’un compte peut relever de diverses situations.

 Disponibilité des services de la PLM

Toutes les précautions et les dispositions sont prises, dans la limite de nos capacités (équipement matériel et personnels/ressources humaines), pour assurer :
- l’accès aux services numériques,
- la sécurité
- la disponibilité des données.

Nous mettons tout en oeuvre pour vous fournir un service disponible 7 jours sur 7 et 24h/24.

Nous invitons néanmoins les utilisateurs des services numériques à conserver des copies locales de leurs documents pour palier une éventuelle indisponibilité (problème réseau, panne de serveur, ...).

Ainsi par exemple :

  • Pour le service plmbox, nous encourageons les utilisateurs à configurer une synchronisation à l’aide d’un client lourd de façon à garder un accès aux documents en cas d’indisponibilité temporaire du service.
  • Pour le service de gestion de conférence indico, nous encourageons les utilisateurs à sauvegarder régulièrement les données importantes (liste des inscrits, ...).
  • Pour PLMlatex, depuis un projet, cliquez sur le menu puis choisissez le code source ou le PDF pour le télécharger en local.
  • Pour codimd tout participant peut télécharger le document en cours (sous différents formats markdown, html ...) en cliquant sur le bouton menu en haut à droite. Chaque utilisateur en cliquant sur son profil peut "exporter les données utilisateur" générant le téléchargement d’un ficher au format zip avec tous les documents lui appartenant,
  • Pour PLMkan, utiliser la fonctionnalité "Export board".

Pour chaque service, une section "Sauvegarder ses données" précisera comment le faire, n’hésitez pas à poser la question au support math.cnrs.fr si vous ne les trouvez pas.

La communication des plages de maintenance, et des incidents se fait sur portail math et sur ce site (information défilante dans le bandeau), ainsi que toute information importante.

Les services de la PLM sont installés et maintenus dans le cadre des activités du GDS Mathrice par une équipe de volontaires, en complément de leurs missions dans leurs laboratoires. Le GDS dispose d’un budget alloué par l’INSMI du CNRS pour l’acquisition des serveurs et des logiciels. Les infrastructures réseau ainsi que les locaux d’hébergement des serveurs sont mis à disposition par les établissements hébergeurs (voir ici). L’interconnexion réseau est fournie par RENATER.

L’équipe s’engage à développer et déployer des services basés principalement sur des outils libres et en développement OpenSource. Il est donc possible que malgré tout son investissement, des services puissent être indisponibles ou que des données soient erronées ou perdues. L’équipe mettra tout en oeuvre, dans la mesure du possible, afin de récupérer les données perdues ou de restituer des données à la demande du propriétaire des dites données. En revanche, elle ne saurait directement être tenue responsable de ces incidents.

 Protection des données personnelles

Le GDS Mathrice peut se trouver dans le rôle d’un sous-traitant au sens du RGPD en cas d’utilisation des services de la PLM pour un traitement de données. Il n’est pas le Responsable du Traitement (RT) qui reste celui en lien avec l’initiateur du traitement. Chaque initiateur doit se renseigner auprès de sa structure d’appartenance pour identifier le RT. Il y a autant de RT que de structures impliquées dans le traitement.
Le GDS2754 Mathrice sera le plus souvent un sous-traitant interne pour des structures liées au CNRS. Dans ce cas, les CGU présentes suffisent pour contractualiser ce rôle de sous-traitant. Dans les autres cas, ce rôle devra être définit dans une convention entre le RT et le GDS.
Le GDS a un rôle d’assistance du RT en cas d’Analyse d’Impact sur la Vie Privée ; de protection des données hébergées ; d’alerte en cas de compromission de ces données.
L’utilisateur doit avertir le GDS de tout traitement de données hébergé sur la PLM en indiquant la liste des services de la PLM utilisés, le niveau de sensibilité des données, le nom et l’adresse mail (adresse fonctionnelle à privilégier) des Responsables de Traitement et des Délégués à la Protection des Données associés. Pour ce faire, vous pouvez contacter l’adresse (support.dpd math.cnrs.fr). Le DPD du GDS2754 Mathrice est celui du CNRS. Il peut être contacté à l’adresse dpd-demandes cnrs.fr.

 eduGAIN - Privacy Policy for CNRS Mathrice Services Portal

Name of the service CNRS Mathrice Services Portal
Data controller and contact person David Delavennat, support_at_math.cnrs.fr
Juridiction France
Purpose of the processing of personal data Personal data are used to
- Control the user rights in the remote access system
- Enable the administrators to contact the user if needed

Personal data that are logged as a result of using the remote access system are used to
- Compile statistics from the remote access system
- Monitor the capacity of the servers and data communications
- Investigate misconduct and technical problems
Personal data processed The following data is retrieved from your Home Organisation - provided that your Home Organisation is wiling to release it :
- your Full Name (CN or displayName) or First Name and Last Name (givenName, sn)
- your email address

If your organisation does not provide some of these user attributes, you might be requested to provide them yourself in order to use certain services.
Third parties to whom personal data is disclosed When access to protected resources is requested, your personal data will be disclosed to the depositor(s) of the requested resources such that they can assess whether or not access should be granted. Personal data are not transferred outside of EU or EEA.
How to access, rectify and delete the personal data Contact the email address provided above.Users can correct information they have given themselves.Contact the identification source in order to correct information originating from the source.
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