Webconférence

jeudi 26 mars 2020, par Sandrine Layrisse

PLMwebconf est un portail de service de webconférence accessible directement sur les postes de travail, tablettes et les smartphones.

 Présentation du service

PLMwebconf est un portail de service de webconférence accessible directement sur les postes de travail, tablettes et les smartphones.
Tous les serveurs fédérés permettent de faire une web-conférence depuis un navigateur web récent sans plugin ni logiciel tiers ni équipement de visio-conférence spécifique

Chaque serveur vous permet de :

  • Dialoguer et voir vos collaborateurs tout en permettant le mode silencieux et sans visuel,
  • Partager votre écran
  • Prendre des notes partagées
  • Envoyer des messages instantanés
  • Gérer des emoticons (“lever la main”, utile pour la prise de parole)

URL du service PLMwebconf :https://plmwebconf.math.cnrs.fr

La page d’accueil présente les serveurs disponibles de la communauté, ainsi que leur occupation.
Si le serveur habituel est très chargé, vous pouvez en utiliser un autre.
Tous les serveurs ont été installés et configurés sur le même modèle. Si un serveur présente des spécificités, ce sera mentionné sur cette page d’accueil.

 Description du service

L’outil de webconférence proposé par Mathrice utilise BigBlueButton et l’interface de gestion de salles Greenlight.

Pour démarrer une conférence, vous vous authentifiez et vous pouvez créer une salle. Ensuite, il vous suffit d’envoyer l’URL de la salle à tous les participants. Il ne sera pas nécessaire au participants de s’authentifier pour entrer dans la salle.

Les fonctionnalités avancées sont les suivantes :

  • affichage d’un document (format pdf recommandé), possibilité de l’annoter en direct (tous les participants ou seulement le présentateur),
  • partage d’écran (uniquement depuis un ordinateur),
  • tableau blanc (en téléversant une présentation avec des pages blanches),
  • notes partagées (il peut être plus efficace d’utiliser un outil dédié comme https://codimd.math.cnrs.fr/ pour le partage de notes),
  • possibilité d’enregistrer une vidéo de la webconf.

Exemples type d’utilisation :

  • réunion à une dizaine de personnes avec vidéo et son,
  • présentation : un orateur en vidéo (ou seulement audio) et tous les participants en écoute seule, la présentation affichée peut être annotée en direct. Attention nécessite de la discipline. Cas d’usage : séminaire, cours (non prioritaire sur les serveurs) puis on dira si les cours empêchent le travail de la recherche, on trouvera un moyen de les restreindre.

L’enregistrement de la webconf est accessible à tous ceux qui ont accès à la salle.
Bonnes pratiques et conditions d’utilisation

Seules les personnes de la communauté mathématique peuvent créer une salle de webconférence et en partager le lien. Il n’est pas nécessaire de posséder un compte PLM.
N’importe qui peut y participer.

 Bonnes pratiques :

  • fonctionne avec les navigateurs Chrome ou Firefox (versions récentes) pour Linux, Window et OSX,
  • penser à mettre un code d’accès à votre salle afin d’en éviter l’utilisation sauvage
  • pour une réunion, limiter le nombre de participants en vidéo,
  • réserver l’usage des caméras à un nombre réduit de participants, sinon les navigateurs ne vont pas pouvoir assumer la charge de tous les flux audio et vidéo pour toutes les vignettes, de plus la capacité de la connexion internet (bande passante) de certains participants risque d’être saturée,
  • pour une présentation, un seul orateur et tous les participants en écoute seule, possibilité d’utiliser le chat pour poser des questions auxquelles l’orateur répondra à l’oral. Réserver l’usage des micro pour des conférences où le nombre de participants n’est pas trop important, sinon sensibiliser les aux règles de bonne utilisation (couper son micro quand on n’intervient pas, demander la parole, …),
  • lors de l’utilisation de la vidéo, choisir la résolution la plus basse,
  • veiller à ajuster les paramètres de la salle et éventuellement gérer les accès utilisateurs (voir FAQ)
  • afin de ne pas monopoliser les ressources inutilement, merci de ne pas rester connectés en permanence mais d’ouvrir une salle uniquement quand vous en aurez besoin.

 Documentation pas à pas

La DSI de l’Université de Limoges a rédigé un très bon document d’aide pas à pas https://support.unilim.fr/telecommunications/visioconference/bigbluebutton/
Vidéos de présentation des fonctionnalités de bigbluebutton : https://bigbluebutton.org/html5/

 Information à destination des correspondants Mathrice

Si vous vous voulez participer en proposant un ou plusieurs de vos serveurs dans le cadre de la fédération des serveurs à destination de la communauté :

 FAQ

  • Je n’arrive pas à accéder à l’audio our la vidéo : vérifiez que vous utilisez un navigateur récent FireFox ou Chrome sous Linux, OSX et Windows ou bien que vous utilisez le navigateur intégré sous IOS ou Androïd (versions récentes), sinon, vérifiez que votre réseau permet un tel usage en allant sur http://test.bigbluebutton.org/
  • je veux quitter la réunion : je choisis Deconnexion, à ne pas confondre à “Mettre fin à la réunion” qui va déconnecter tous les participants
  • j’ai accès à un réseau lent, puis-je accéder à une webconférence : oui, BigBlueButton réduira le taux de raffraîchissement des images dans votre navigateur, votre affichage sera dégradé, en revanche, les autres participants ne seront pas impactés
  • j’ai créé une salle, comment la diffuser aux participants : prenez simplement le lien produit par Greenlight et envoyez-le par mail aux participants
  • A propos des enregistrements de la salle : un temps de traitement est nécessaire à l’enregistrement, il n’est donc pas disponible immédiatement (c’est même long, compter 3 fois la durée enregistée). Attention, le traitement commence lorsque la session est fermée . (c’est-à-dire que tout le monde est déconnecté).
  • Récupérer un enregistrement (ne fonctionne que sous un environnement Linux) :
  • je suis en écoute seule, comment notifier l’orateur : cliquez sur votre vignette, dans le bandeau de gauche, choisissez “définir le statut” puis “lever la main”, et posez ensuite une question dans la discussion publique. L’orateur pourra y répondre à l’oral
  • je veux que la réunion débute à une heure que je contrôle : il suffit de ne pas activer lors de la création de la salle "Allow any user to start this meeting”, ainsi il faudra que les participants vous attendent pour débuter la webconférence. De plus cela évite l’utilisation sauvage de votre salle en dehors de vous.
  • je veux réserver la salle aux seuls participants : vous pouvez ajouter un code d’accès et activer “Require moderator approval before joining”
  • j’ai un flux audio et vidéo saccadé malgrè une bonne connectivité à Internet : il est possible que le serveur sur lequel vous êtes connecté soit surchargé. Il n’y pas pas de garantie de disponibilité dans BigBlueButton, vous devriez peut-être chosiir un autre serveur sur le portail https://plmwebconf.math.cnrs.fr
  • puis-je utiliser ce service pour de l’enseignement : le service est dédié en priorité aux réunions en relation avec les activités de recherche ou des enseignements avec un nombre réduit de participants. Rapprochez-vous de votre établissement qui doit proposer un service adapté

 Documents

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